Im Bereich der Personalzeiterfassung/  Arbeitszeiterfassung ist in den letzten Jahren der Begriff des mobilen erfassen von Arbeitszeiten ein immer wichtiger Begriff geworden. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle ob das einfach erfassen von Arbeitsbeginn und Arbeitsende erfasst werden soll oder das Erfassen von Tätigkeiten auf Arbeitsaufträge oder Projekte. Mit dem Fortschritt der Technik hat auch das mobile Arbeiten den Einzug gehalten. Mitarbeiter sollen überall und immer Ihre Arbeitszeiten erfassen können. Die Verantwortlichen im Unternehmen wollen zudem direkt den Zustand oder das Fortschreiten eines Projektes im Auge behalten. Mit einer Modernen und aktuellen Software ist das alles realisierbar.

Was bedeutet die mobile Zeiterfassung bei der Arbeitszeiterfassung?

Mobile Zeiterfassung

An dieser Stelle greift das "mobile". Dank der Entwicklung ist es möglich so gut wie alle Geräte mit Internetfähigkeiten auszustatten, von Smartphones ganz abgesehen. Es spielt auch keine wesentliche Rolle mehr wo Ihr Mitarbeiter sich befindet. Via Internet kann sich ein Mitarbeiter in Deutschland, in London oder in den USA befinden. Selbst in abgelegenen Regionen wie zum Beispiel auf dem Ozean ist das erfassen möglich. Auf dem Ozean ohne einen Funkmast des Anbieters in der Nähe? Das geht, nicht direkt. Die Zeiterfassung arbeitet auch im Offlinemodus und übersendet bei wieder vorhandener Internetaktivität die Daten an die Zentrale Stelle.

Dank der mobilen Zeiterfassung können Sie bei Projekten auch einfach ein Terminal mit Internetfunktion aufstellen, die Mitarbeiter melden sich dann via Chipkarte, Schlüsselanhänger oder auch mit einer Fingerprint Lösung an und sind als anwesend in der Zeiterfassung gekennzeichnet. Diese Lösung der mobilen Zeiterfassung wird gerne im Baubereich genommen. Es werden einzelne Baucontainer mit einer Zeiterfassung ausgestattet. Mit dem Container wandert die Zeiterfassung.

Eine mobile Zeiterfassung kann ebenso in Fahrzeugen verbaut sein. Beim Betätigen der Zündung übermittelt der GPS Sender seine Daten per GPRS (Internet) an den Server. Mit so einem Beispiel lassen sich Betriebsstunden von Maschinen erfassen.  Über die GPS Fahrzeugerfassung lassen sich in diesem Zuge auch gleich die Fahrtenbücher mit Führen, vorausgesetzt die GPS Komponenten, wenn bereits vorhanden, ermöglichen diese Option. Dieses Feature der GPS Ortung ist auch Sinnvoll wenn es um die Planung und Einsätze von Mitarbeitern geht.

Das klassische Mittel ist das Smartphone. Mit dem Smartphone ist es einfach mobil die Zeiten wie Arbeitsbeginn und Arbeitsende zu stempeln. Da dieses Gerät mobil ist, werden auch Daten wie GPS Koordinaten mit übergeben. Diese Funktion kann bei der Koordination der Mitarbeiten helfen. Es ermöglicht ebenso zu prüfen an welcher Stelle sich ein Mitarbeiten sich mobil von unterwegs eingestempelt hat. Das Tablet hat bei der mobilen Zeiterfassung den gleichen Stellenwert. Funktionen und Möglichkeiten sind wie beim Smartphone an dieser Geräteart in größerer Form vorhanden.

Ein Vorteil bei der Erfassung mit mobilen Endgeräte wie dem Smartphone liegt darin, das diese Geräte oft schon bei dem Mitarbeiter vorhanden sind. Wenn es eine BYOD (Bring your own device) Vereinbarung im Unternehmen gibt, dann sparen Sie in diesem Fall die Anschaffungskosten für die mobilen Geräte.

Über diese mobilen und fast überall nutzbaren mobilen Geräte lässt sich in dem Zusammenhang der mobilen Zeiterfassung auch noch einiges an Funktionen mehr abdecken. Die Auskunft für den Mitarbeiter über bereits geleistete Stunden oder der Urlaubskontostand. Ebenfalls lassen sich zum Beispiel Urlaubsanträge oder andere frei bestimmbare Antragsarten darüber auslösen.

Eine weitere mobile Art der Erfassung kann auch der Webbrowser sein. Durch eine mobile Zeiterfassung bekommen Sie auch die Möglichkeit Ihre Stempelvorgänge per Webbrowser durchzuführen. Das Gerät, auf dem der Webbrowser läuft, benötigt lediglich einen Internetzugang.

Für Betriebe mit Arbeitskolonnen ist auch die Möglichkeit der Kolonnenstempelung ein interessanter Punkt. Es wird in diesem Beispiel ein Mitarbeiter als Kolonnenführer bestimmt, welcher die anderen Mitarbeiter mit An- oder abstempelt.

Die Verwaltung sowie die Daten der Erfassungssoftware liegen zentral an einer Stelle, entweder lokal oder in der Cloud. Über ein Übersichtliches Fenster erkennen Sie direkt auf dem ersten Blick wie der Status in der Zeiterfassung aussieht. Welcher Mitarbeiter aus welcher Abteilung hat sich an gestempelt und führt gerade welche Aktion durch.

Falls Sie bisher schon eine Zeiterfassung im Einsatz haben aber überlegen die durch eine moderne und mobile Zeiterfassung zu ersetzen, dann sollte dieses genau geprüft werden. Im Vorfeld sollte ein Lastenheft der erste Schritt sein. In diesem Lastenheft werden wichtige Punkte berücksichtigt, die Ihnen vielleicht nicht alle Bekannt oder bewusst sind.