Mobile Zeiterfassung

Im Bereich der Personalzeiterfassung/  Arbeitszeiterfassung ist in den letzten Jahren der Begriff des mobilen erfassen von Arbeitszeiten ein immer wichtiger Begriff geworden. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle ob das einfach erfassen von Arbeitsbeginn und Arbeitsende erfasst werden soll oder das Erfassen von Tätigkeiten auf Arbeitsaufträge oder Projekte. Mit dem Fortschritt der Technik hat auch das mobile Arbeiten den Einzug gehalten. Mitarbeiter sollen überall und immer Ihre Arbeitszeiten erfassen können. Die Verantwortlichen im Unternehmen wollen zudem direkt den Zustand oder das Fortschreiten eines Projektes im Auge behalten. Mit einer Modernen und aktuellen Software ist das alles realisierbar.

Anwesenheitszeit

Die Anwesenheitszeit ist der Zeitbereich in dem Ihr Mitarbeiter im Betrieb anwesend ist. Anders als bei der Arbeitszeit zählt hier die gesamte Zeit inklusive der Pausen.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit beschreibt die Zeit in der Ihr Mitarbeiter im Betrieb anwesend oder arbeiten sein sollte. Die Arbeitszeit wird allerdings ohne Pausen gerechnet.

Die Einführung eines neuen Systems zur Arbeitszeiterfassung bringt allerhand Vorteile für beide Seiten. Ein wichtiger Punkt ist die Verwaltungsarbeit. Die Verwaltung von Arbeitszeiten und deren Dokumentation ist ein wichtiger bedeutender Zeitfaktor welcher mit einer modernen Zeiterfassung deutlich reduziert wird. Für die Mitarbeiter ist das sehr schnelle Ein- und Abstempeln ein wichtiger Punkt. Das Springen von Aufträgen oder Tätigkeiten in Projekten oder Arbeitsprozessen ist ein häufiger Punkt wo langsame Systeme eine Abschreckung bringen. Wichtig ist auch die Bedienbarkeit. Es sollten einfache Symbole oder Piktogramme die einzelnen Optionen begleiten. Ein absoluter Vorteil für die Personalverantwortlichen ist, das es keine handgeschriebenen Stundenzettel mehr gibt. Was diese Zettel für Nacharbeitszeiten auslösen können ist sicherlich bekannt. Ihre Mitarbeiter haben mit einer aktuellen Lösung auch die Option sich jederzeit über den aktuellen Zeitstand zu informieren, dieses spart Rückfragen. Erfasste Daten brauchen auch nicht auch nicht doppelt erfasst werden, um z.B. die Zeiten auf Projekte zu verteilen. Für mehr Transparenz sorgt die Übermittelung der Standortdaten, zudem ist eine kontinuierliche Kontrolle der Salden möglich. Im letzten Punkt sollte noch ein automatisches Protokollieren erwähnt werden. Dieses erfüllt die GoBD Vorgaben. Eine aktuelle Lösung sollte alle Prozesse von innen und außen dokumentieren und so für Ihre Sicherheit sorgen.

 

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Wenn bei einer Erfassung die Daten in das mobile Gerät oder Smartphone erfasst wurden, müssen diese Daten auch weiterverarbeitet werden. Häufig sind die Endgeräte mit dem Internet in Verbindung und die erfassten Zeiten etc. werden direkt an einen zentralen Server oder in die Cloud übermittelt. Wenn Mitarbeiter Ihre privaten Geräte benutzen, ist zu beachten das diese Übermittlungen von dem privaten Datenvolumen des Mitarbeiters abgezogen werden.

Sind alle Daten von der Erfassung am Smartphone übermittelt, dann können diese in quasi Echtzeit auch in der Verwaltung bearbeitet werden. Die Daten werden automatisch in eine Datenbank übertragen. Um diese Daten auch sinnvoll verwenden zu können, bieten Anbieter von Zeiterfassungslösungen eine Grafische und klar Strukturierte Übersicht an.

In vielen Betrieben bleiben diese Daten aber nicht in der Zielerfassung alleine.  Oft wird mittels Schnittstellen die z.B. erfasste Zeit an eine Branchenlösung oder eine andere Software übertragen.

Diese Schnittstellen sollten bei der Auswahl einer Zeiterfassung einen bedeutenden und nicht zu unterschätzenden Aspekt bilden.

 

Lesen Sie hier weiter: Was ist generell bei der Einführung einer Zeiterfassung zu beachten?

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venabo.ZEIT - Funktionen in der Übersicht

Personalzeiterfassung

  • Abrechnung

  • Lohn & Gehalt

  • Urlaubs- und Zeitkonto

Betriebsdatenerfassung

  • Projekt- und Auftragsverwaltung

  • Tätigkeitsverwaltung

  • Soll/Ist-Vergleich

Zutrittskontrolle

  • Hochsichere RFID-Technologie

  • Lückenlose Dokumentation

  • Flexible Zeit-, Ort- , Raumprofile

Zeitmodelle

  • Pausen- und Rundungsregeln

  • Kern- und Funktionszeiten

  • Schichten

Erfassungen

  • Lohn- und Zeitzuschläge

  • Kostenstellen

  • Kommentare

Kalender

  • Frei definierbare Abwesenheiten

  • Urlaub- und Krankheit

  • Papierlose Genehmigungen

Auswertungen

  • Prüfungscenter

  • Berichte und Statistiken

  • Eigene Berichte

Benachrichtigungen

  • Intelligentes Mail-System

  • Chat-Funktionen

  • Meldungen

Dashboard

  • An- und Abwesenheitsanzeige

  • Letzter Buchungsstatus

  • Stempler

Schnittstellen

  • DATEV, BPS, Addison, Lexware

  • Navision, Selectline, SAP, microtech

  • PDF, HTML, Excel und Word

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